เรื่องควรรู้

เรื่องควรรู้

ความหมายของหอจดหมายเหตุ (Archives)

หอจดหมายเหตุ (Archives) มีความหมาย ดังนี้
1. หมายถึง เอกสารส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชนผู้ผลิตขึ้นหรือรับไว้ และมีคุณค่าทางการบริหาร ทางการเงิน ทางกฎหมาย หรือเป็นพยานหลักฐานและ/หรือมีสาระเชิงประวัติและวิทยาการต่างๆ ควรเก็บรักษาตลอดไป ความหมายนี้ภาษาไทยควรใช้ว่า จดหมายเหตุ หรือ เอกสารจดหมายเหตุ
2. หมายถึง สถาบันหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบในการดำเนินงาน การจัดหาหรือรับมอบ การจัดเก็บดูแลรักษา และการถ่ายทอดสาระของเอกสารไปสู่ผู้ใช้ตามหลักวิชาการ ความหมายนี้ ภาษาไทยควรใช้ว่า สถาบันจดหมายเหตุ หรือ หน่วยงานจดหมายเหตุ
สำหรับหน่วยงานราชการที่รับผิดชอบในการบริหารงานจดหมายเหตุระดับชาติของประเทศไทย คือ หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม
3. หมายถึง ตัวอาคารหรือส่วนของอาคารที่เป็นที่จัดตั้งหรือที่ทำการของสถาบันจดหมายเหตุหรือหน่วยงานจดหมายเหตุ ความหมายนี้ ภาษาไทยควรใช้ว่า หอจดหมายเหตุ หรือ ที่ทำการจดหมายเหตุ

ทำไมต้องมีหอจดหมายเหตุ

ระบบสุขภาพไทยมีพัฒนาการควบคู่กับการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจสังคมและวัฒนธรรมไทยตั้งแต่อดีต ในระบบดั้งเดิมของสังคมสยามสุขภาพเป็นส่วนหนึ่งของวิถีชีวิตที่ผสมผสานวัฒนธรรมแบบพุทธ พราหมณ์ ผี และประเพณีวัฒนธรรมของกลุ่มชาติพันธุ์ต่างๆ ภายใต้ระบบศักดินา ความเจ็บป่วยในราชสำนักถูกจัดการด้วยหมอหลวง ส่วนไพร่หรือสามัญชนอาศัยยากลางบ้าน หรือหมอเชลยศักดิ์ผสมผสานกับการเยียวยาตามศรัทธาความเชื่อท้องถิ่น จวบจนการเข้ามาของการแพทย์แผนปัจจุบันที่ทำให้เกิดระบบบริการสุขภาพสมัยใหม่ขึ้น อาจจะกล่าวได้ว่าการที่การแพทย์ตะวันตกได้รับการเผยแพร่เข้าสู่สังคมไทย ควบคู่ไปกับการที่จักรวรรดินิยมตะวันตกได้กดดันและคุกคามต่อรัฐไทยในยุคนั้น ได้ก่อให้เกิดการขยายบทบาทและอำนาจของรัฐ ผลของการพัฒนาดังกล่าวนั้น ได้ทำให้การแพทย์กลายเป็นปริมณฑลของความรู้ตะวันตก ที่สำคัญได้ทำให้ระบบวิธีคิดทางการแพทย์ของสังคมไทยค่อย ๆ เปลี่ยนจากเดิมมาเป็นทัศนะการมองสุขภาพตามแผนของการแพทย์แบบชีวภาพ และทฤษฎีเชิงโรคมากขึ้นตามลำดับ จนกระทั่งกระทรวงสาธารณสุขได้รับการสถาปนาขึ้นจากเดิมเป็นกรมพยาบาลเมื่อปี พ.ศ.2431 โดยมีภารกิจสำคัญคือ การทำนุบำรุงให้ประชาชนมีสุขภาพดี โดยการส่งเสริมสุขภาพ การควบคุมป้องกันโรค รวมทั้งให้การเยียวยาดูแลรักษาความเจ็บป่วยแก่ประชาชน

ตลอดเวลากว่าร้อยปีของกระทรวงสาธารณสุขนั้นมีเหตุการณ์สำคัญเกิดขึ้นมากมาย ทั้งด้านการก่อร่างสร้างตัวของระบบการแพทย์การสาธารณสุขไทย ไม่ว่าจะเป็นการก่อตั้งโรงศิริราชพยาบาลในปี พ.ศ. 2431 โรงเรียนแพทยากร ในปี พ.ศ. 2432 โรงพยาบาลคนเสียจริต ซึ่งปัจจุบันคือโรงพยาบาลสมเด็จเจ้าพระยาในปี พ.ศ.2432 โรงพยาบาลหญิงหาเงิน ซึ่งปัจจุบันคือ โรงพยาบาลกลาง ในปี พ.ศ. 2440 หรือการก่อตั้งโรงทดลองความสุขของราษฎร (Public Health Laboratory) ในปี พ.ศ.2444 รวมทั้งการริเริ่มระบบรายงานโรคในปี พ.ศ. 2452 ซึ่งต่อมาเปลี่ยนเป็นระบบทะเบียนประชากรในปี พ.ศ. 2460 ตลอดจนการแพร่ขยายบริการทางการแพทย์และสาธารณสุขออกสู่หัวเมือง หรือการเผชิญวิกฤตต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการแพทย์และสาธารณสุขในระหว่างสงครามหรือการแพร่ระบาดของโรคต่าง ๆ เช่น การเกิดอหิวาตกโรคระบาดใหญ่ในกรุงเทพฯ ที่ทำให้ทางการต้องตั้งโรงพยาบาลเอกเทศขึ้นถึง 48 แห่งตามท้องถิ่นต่าง ๆ ก่อนที่สมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัวจะทรงดำริให้สร้างโรงพยาบาลถาวรขึ้น หรือการระบาดของโรค Anthrax หรือโรคไข้หน่วยเม็ดที่มีขึ้นครั้งแรกที่อำเภอท่าแซะ จังหวัดชุมพรในปี พ.ศ.2446 และการพบกาฬโรคระบาดที่ตึกแดง ริมฝั่งเจ้าพระยาในปีต่อมา

เหตุการณ์และความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นนั้นนับว่าเป็นประวัติศาสตร์และพัฒนาการของระบบสุขภาพของประเทศที่ทรงคุณค่าแก่การเรียนรู้ ดังที่ปราชญ์ในทุกสังคมล้วนกล่าวยืนยันถึงความสำคัญของการเรียนรู้จากประวัติศาสตร์ว่า การที่สังคมจะก้าวไปข้างหน้าได้นั้น จำเป็นต้องทบทวน ตรึกตรอง เรียนรู้จากอดีต เหมือนดังลูกศรที่จะพุ่งออกจากคันธนูไปได้ไกลเท่าไรนั้นก็ขึ้นอยู่กับการรั้งลูกศรและน้าวคันธนูให้ถอยหลังกลับไปได้มากเพียงใด หรือดังวาทะของวินสตัน เชอร์ชิลล์ อดีตนายกรัฐมนตรีอังกฤษที่ศาสตราจารย์นายแพทย์เสม พริ้งพวงแก้ว ได้ยึดถือเป็นคติประจำใจว่า “The longer you can look backward, the further you can look forward.”

การขาดความใส่ใจและขาดการปลูกฝังคุณค่าเชิงประวัติศาสตร์ในช่วงที่ผ่านมา ทำให้ขาดความสนใจที่จะเก็บรวบรวมเอกสารหรือหลักฐานต่าง ๆ ซึ่งมีความสำคัญเกี่ยวกับความเป็นมาในประวัติศาสตร์ของระบบสุขภาพไทย ในด้านการแพทย์การสาธารณสุขนั้น เอกสารสำคัญจำนวนมากสูญหายหรือถูกทำลายทิ้งไปโดยไม่รู้คุณค่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อครั้งที่กระทรวงสาธารณสุขย้ายจากที่ตั้งเดิมบริเวณวังเทวะเวสม์ กรุงเทพมหานคร สู่สถานที่ตั้งในปัจจุบัน เอกสารสำคัญเกิดการสูญหายหรือถูกทำลายไปเป็นจำนวนมาก เอกสารดังกล่าวล้วนแต่มีความสำคัญและการใช้ประโยชน์เพื่อการศึกษาค้นคว้าวิจัย ซึ่งบางชิ้นอาจจะไม่มีสำเนาใด ๆ เหลืออยู่เลย นอกจากนั้นในสถานการณ์ปัจจุบันที่ระบบบริหารจัดการมีการพัฒนาเทคนิคใหม่ ๆ ที่จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบเรียบร้อย การรณรงค์ความสะอาดเช่น กิจกรรม 5 ส. ก็อาจเป็นผลให้เอกสารที่อาจไม่มีประโยชน์ในแง่การดำเนินงาน แต่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ถูกกำจัดทิ้งไปโดยง่ายอีกด้วย

แม้ว่าการเรียนรู้ ความเข้าใจ และสำนึกทางประวัติศาสตร์จะเป็นสิ่งที่มีความสำคัญ แต่ในช่วงที่ผ่านมาความสนใจที่จะศึกษาและเรียนรู้จากอดีตยังมีอยู่อย่างจำกัด ความรู้ทางประวัติศาสตร์สุขภาพถูกจำกัดไว้แต่ในด้านการแพทย์การสาธารณสุข ทั้งยังมีลักษณะหยุดนิ่ง โดยมีเนื้อหาที่นักการแพทย์การสาธารณสุขท่องจำเป็นประวัติศาสตร์สำเร็จรูปว่าด้วยการแพทย์และการสาธารณสุขไทยเริ่มต้นเมื่อหมอมิชชันนารี เข้ามาเผยแพร่การแพทย์ตะวันตกในสยาม และมาสิ้นสุดลงที่การก่อตั้งโรงศิริราชพยาบาล ความสนใจในมิติทางประวัติศาสตร์สุขภาพอื่น ๆ เช่น พัฒนาการของวัฒนธรรมสุขภาพไทย ประวัติศาสตร์การแพทย์ท้องถิ่น ประวัติศาสตร์ทางสังคมของโรคและความเจ็บป่วย ประวัติศาสตร์การเมืองของสาธารณสุขไทย ประวัติศาสตร์สุขภาพจากมุมมองของชาวบ้าน หรือการบันทึกชีวประวัติของบุคคลสำคัญในวงการสาธารณสุข ล้วนแต่ยังมีการดำเนินการน้อย ในขณะเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่กำลังเกิดขึ้นกับระบบสุขภาพไทย เช่น การปฏิรูประบบสุขภาพ การกระจายอำนาจ การปฏิรูประบบราชการ และนโยบายหลักประกันสุขภาพถ้วนหน้า ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งประวัติศาสตร์ก็จำเป็นต้องมีการศึกษา จดบันทึก และตีความในเชิงประวัติศาสตร์ในอนาคตทั้งสิ้น
การเกิดขึ้นของคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติและการจัดตั้งสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติขึ้นนับเป็นโอกาสดีใน การผลักดันให้เกิดความตระหนักในมิติทางประวัติศาสตร์ของระบบสุขภาพไทย
สำนักวิจัยสังคมและสุขภาพจึงได้จัดทำโครงการจัดตั้งหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์สุขภาพไทยขึ้น เมื่อวันที่ 24 มิถุนายน พ.ศ. 2551 เพื่อเป็นแหล่งรวบรวม จัดเก็บเอกสารที่มีคุณค่าอันเป็นแหล่งความรู้และสำนึกทางประวัติศาสตร์สุขภาพไทย และเป็นแหล่งที่ให้การสนับสนุนการศึกษา วิจัย ค้นคว้าเพื่อสร้างความรู้ทางประวัติศาสตร์และมิติทางสังคมของระบบสุขภาพ การแพทย์และการสาธารณสุข ตลอดจนเผยแพร่ให้ความรู้ เพื่อให้สังคมการแพทย์การสาธารณสุข สถาบันการศึกษาและการวิจัย ตลอดจนสาธารณชนได้ศึกษาเรียนรู้และเกิดความเข้าใจในรากเหง้าทางประวัติศาสตร์ของระบบสุขภาพไทย

เก็บอะไรไว้ในหอจดหมายเหตุ


หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์สุขภาพไทยมีนโยบายในการรวบรวมและจัดเก็บเอกสาร 3 ประเภท คือ เอกสารของหน่วยงาน เอกสารส่วนบุคคล และเอกสารอ้างอิง

เอกสารของหน่วยงาน

หมายถึง เอกสารจากหน่วยงานของกระทรวงสาธารณสุข ซึ่งมีลักษณะเนื้อหาเกี่ยวข้องกับสุขภาพไทย โดยเน้นเอกสารของสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) เป็นเอกสารหลัก

เอกสารส่วนบุคคล

หมายถึง เอกสารส่วนบุคคลผู้มีคุณูปการต่อระบบการแพทย์และสาธารณสุข และผู้มีคุณูปการต่อระบบสุขภาพไทย รวมทั้งเอกสารภาคประชาชน ทั้งปราชญ์ท้องถิ่นที่มีประวัติดูแลและรักษาสุขภาพของชุมชน ซึ่งเป็นเอกสารที่บุคคลหรือครอบครัวได้จัดทำขึ้นหรือรับมาจากที่อื่น และเก็บสะสมไว้เพื่อใช้ประโยชน์เป็นการส่วนตัว หรือบุคคลผู้นั้นครอบครองเป็นเจ้าของ เมื่อเลิกใช้แล้วยังเป็นประโยชน์ต่อบุคคลอื่น ในการนำไปใช้ศึกษาค้นคว้าและวิจัยต่อไป ได้แก่ เอกสารส่วนตัวขณะดำรงตำแหน่งผู้บริหารงานต่าง ๆ เอกสารรายงานการประชุม เอกสารการสอน สมุดจดบันทึกความทรงจำ สมุดทะเบียนประวัติ ภาพถ่ายเก่า วีดีโอเก่าและโปสเตอร์ที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ เหตุการณ์และกิจกรรมสำคัญของแต่ละบุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบสุขภาพ จดหมายโต้ตอบส่วนตัว ผลงานวิจัย ตำรา ต้นฉบับลายมือเขียน หนังสือเชิญประชุมในองค์กร สมาคม และบัตรอวยพรในเทศกาลต่าง ฯลฯ เช่น เอกสาร นพ.บรรลุ ศิริพานิช (อดีตรองปลัดกระทรวงสาธารณสุข) นพ.ไพโรจน์ นิงสานนท์ (อดีตรัฐมนตรีว่าการกระทรวงสาธารณสุข) นายพูนทรัพย์ ปิยะอนันต์ (อดีตผู้อำนวยการสำนักงบประมาณ เป็น ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา) นายวิบูล เข็มเฉลิม (ปราชญ์ชาวบ้าน) เป็นต้น

เอกสารอ้างอิง

หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิรูประบบสุขภาพและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพไทยซึ่งได้มาโดยการสำเนา ซื้อหรือรับบริจาค การจัดงานสัมมนาผู้รู้เห็น (Witness Seminar) เช่น รายงานการสัมมนาผู้รู้เห็นเรื่องสาธารณสุขชุมชน: ประวัติศาสตร์และความทรงจำ หนังสือตำราแพทย์แผนโบราณ หนังสือหรือวารสารเก่าทางการแพทย์ เป็นต้น

ชนิดหรือรูปลักษณ์ของเอกสารที่เลือกเก็บ


เอกสารของหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ระบบสุขภาพไทยทั้ง 3 ประเภทดังกล่าว เมื่อจัดแบ่งตามรูปลักษณ์ของเอกสารแล้วสามารถจัดได้เป็น 4 ประเภท คือ

เอกสารจดหมายเหตุประเภทลายลักษณ์อักษร (Textual Archives)

คือ เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่ว่าจะเขียนด้วยมือหรือพิมพ์ด้วยระบบการพิมพ์ลงบนวัสดุรูปแบบต่างๆ เช่น ใบลาน สมุดไทย ดำ-ขาว เอกสารการประชุม จารึก หนังสือเก่า หนังสือที่ระลึกของหน่วยงานสาธารณสุขต่าง ๆ เอกสารงานวิจัยทางการแพทย์ รายงานการจัดสัมมนาประวัติศาสตร์ระบบสุขภาพไทย (Witness Seminar) เป็นต้น

เอกสารโสตทัศน์จดหมายเหตุ (Audio-Visual Archives)

คือ เอกสารที่สื่อโดยเสียงหรือภาพ ได้แก่ แถบบันทึกเสียง วีดีโอ ภาพถ่าย เนกาตีฟ สไลด์ โปสเตอร์ บัตรอวยพร ฯลฯ เช่น แผนงานสื่อสาธารณะของ สช.วีดีโองานสัมมนา กิจกรรมของหน่วยงานสาธารณสุขต่าง ๆ แถบบันทึกเสียงข้อมูลภาคสนามของสำนักวิจัยสังคมและสุขภาพ ไฟล์ภาพเครื่องมือแพทย์ของสถาบันโรคทรวงอก ม้วนวีดีโอผลงานโรงพยาบาลตาคลี แผ่นพับเกี่ยวกับการรณรงค์เรื่องการป้องกันโรคต่าง ๆ ของกรมควบคุมโรค เป็นต้น

เอกสารจดหมายเหตุประเภทแผนที่ แผนผัง (Cartographic Archives)

ได้แก่ แผนที่ พิมพ์เขียว แผนผังต่าง ๆ เช่น แผนที่โรงพยาบาลอำนาจเจริญ เป็นต้น

เอกสารจดหมายเหตุประเภทวัสดุคอมพิวเตอร์ (Machine - Readable Archives)

เป็นเอกสารที่บันทึกข้อมูลและค้นคืนด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ทั้งที่เป็นไฟล์/ซีดีภาพ ไฟล์หนังสือสแกน โปสเตอร์สแกน ไฟล์อาร์ตเวิร์คต่างๆ เช่น DVD เกี่ยวกับการรักษาโรคต่าง ๆ CD เกี่ยวกับงานวิจัย การป้องกันและรักษาโรคต่าง ๆ เป็นต้น

ความสำคัญของหอจดหมายเหตุ

เอกสารที่ส่งมอบให้หอจดหมายเหตุฯ

จะเก็บไว้เป็นเอกสารจดหมายเหตุตลอดไป

สถานที่จัดเก็บมีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม

มีการควบคุมอุณหภูมิติดตั้งเครื่องควบคุมอุณหภูมิและเครื่องปรับอากาศ ติดตั้งฟิล์มป้องกันแสงยูวีและแมลงที่เป็นตัวการทำให้เอกสารและวัสดุ จดหมายเหตุเสื่อมสภาพ และหากเอกสารเก่าหรือชำรุดมีการซ่อมแซมตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ

จัดเก็บอย่างเป็นระบบให้สามารถค้นคืนได้

มีการจัดหมวดหมู่เอกสารอย่างเป็นระบบตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ จัดทำเครื่องมือช่วยค้นทั้งระบบรูปเล่มและระบบอัตโนมัติ เพื่อนำมาให้บริการทั้งการเข้าใช้ปกติและการเข้าใช้บริการผ่านออนไลน์

มีกิจกรรมเกี่ยวกับงานจดหมายเหตุเป็นระยะ

มีการจัดกิจกรรมด้านประวัติศาสตร์สุขภาพร่วมกับเครือข่ายเป็นระยะ ได้แก่ งานสัมมนาผู้รู้เห็นประวัติศาสตร์สุขภาพ กิจกรรมการแสวงหาเอกสารส่วนบุคคล การจัดนิทรรศการถาวรและชั่วคราว

งานจดหมายเหตุเป็นอย่างไร

 

วิธีจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ

เอกสารจดหมายเหตุเป็นสารสนเทศที่เกิดจากการดำเนินงานตามหน้าที่ที่บุคคลหรือหน่วยงานได้ทำขึ้นหรือรับไว้ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารงานและปฏิบัติงาน หรือเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิง ดังนั้น เอกสารที่มีความสมบูรณ์ที่สุดจึงมีเพียงฉบับเดียวหรือชุดเดียว หรือชุดที่บุคคลหรือหน่วยงานได้นำมาใช้เพื่อการดังกล่าว ด้วยเหตุนี้การจัดหาเอกสารจดหมายเหตุต้องมีวิธีเฉพาะเพื่อให้ได้เอกสารต้นฉบับที่สมบูรณ์ที่สุด หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ใช้วิธีปฏิบัติตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ ดังนี้

1. การรับมอบ (Accessioning) การรับมอบเป็นกระบวนการส่งมอบเอกสารที่หน่วยงานนั้นไม่ใช้ประโยชน์ในการดำเนินงานประจำวันหรือเรียกว่า “เอกสารสิ้นกระแสการใช้ หรือเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว” แต่ยังมีคุณค่าตามเกณฑ์ที่กำหนดหรือต้องเก็บรักษาเป็นการถาวรตลอดไปในหอจดหมายเหตุ โดยใช้กฎหมายหรือระเบียบของหน่วยงานเป็นเครื่องมือกำหนดให้หน่วยงานต่างๆ มีหน้าที่ต้องส่งมอบเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้แล้วแก่หอจดหมายเหตุ โดยหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ระบบสุขภาพไทยใช้ข้อตกลงความร่วมมือระหว่างสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ (สช.) ซึ่งเป็นองค์กรที่สนับสนุนงบประมาณแก่หอจดหมายเหตุฯ กับตัวแทนผู้บริหารของกระทรวงสาธารณสุข เมื่อวันที่ 24 มิถุนายน 2551 เป็นระเบียบให้หน่วยงานภายในกระทรวงสาธารณสุขส่งมอบเอกสารแก่หอจดหมายเหตุ เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของเอกสารส่งมอบเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้และมีคุณค่ามาเก็บไว้ในหอจดหมายเหตุโดยสม่ำเสมอ

2. การบริจาค (Donation) เป็นกระบวนการที่บุคคลหรือหน่วยงานได้ตกลงมอบเอกสารให้แก่หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ระบบสุขภาพไทย ทั้งนี้ การตกลงจะรับบริจาคเอกสารแต่ละกลุ่มนั้น จำเป็นต้องสืบเสาะหาข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุที่ต้องการรับบริจาค เพื่อให้แน่ใจว่ามีคุณค่าและสอดคล้องกับนโยบายการจัดหาเอกสารตามที่หอจดหมายเหตุกำหนดไว้ และเป็นเอกสารจดหมายเหตุที่ผู้บริจาคมีสิทธิในการครอบครองถูกต้องตามกฎหมาย โดยเมื่อมีการเจรจาตกลงกันจะมีการจัดทำหลักฐานการบริจาคเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อป้องกันการฟ้องร้องภายหลัง พร้อมทั้งระบุเงื่อนไขที่ผู้บริจาคต้องการให้ปรากฏเป็นลายลักษณ์อักษรและอยู่ในหนังสือฉบับเดียวกันด้วย ซึ่งหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ระบบสุขภาพไทยได้รับบริจาคเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารส่วนบุคคล ตามแบบฟอร์มการรับบริจาคในหน้าที่ 18

3. การซื้อ การซื้อเอกสารจดหมายเหตุเป็นวิธีการจัดหาที่จำเป็นเนื่องจากเอกสารบางรายการไม่สามารถสืบค้นต้นฉบับได้ และเอกสารนั้นเป็นเอกสารที่ผู้ครอบครองต้องการขาย การซื้อจะตกลงราคาให้แน่นอน และจัดทำหลักฐานการซื้อเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุชื่อผู้ขาย ชื่อผู้ซื้อ ราคา พร้อมรายละเอียดของเอกสารที่จัดซื้อ โดยหอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ระบบสุขภาพไทยจะสั่งซื้อหนังสือหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปฏิรูประบบสุขภาพ และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบสุขภาพไทย เช่น หนังสืองานศพบุคคลสำคัญทางการแพทย์ หนังสือเก่าเกี่ยวกับตำราแพทย์แผนโบราณ หนังสือหรือวารสารเก่าทางการแพทย์ที่ซื้อจากงานสัปดาห์หนังสือแห่งชาติ เป็นต้น

4. การทำสำเนาและจำลองเอกสาร เป็นการสร้างเอกสารขึ้นใหม่โดยกรรมวิธีต่าง ๆ เช่น ถ่าย พิมพ์ อัดสำเนา คัด เขียน เป็นสำเนาเอกสาร ภาพถ่ายสไลด์ สแกนเป็นไมโครฟิล์ม เป็นต้น

การจัดทำสำเนาและจำลองเอกสารนี้จำเป็นในกรณีที่หอจดหมายเหตุไม่สามารถจัดหาเอกสารต้นฉบับได้ เช่น หนังสือเกี่ยวกับหมอบลัดเลย์ ตำราแพทย์แผนโบราณจากสมุดไทยดำ-ขาว จากหอสมุดแห่งชาติ เอกสารทางการแพทย์สมัยรัชกาลที่ 5 จากหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เป็นต้น

ระบบการจัดเก็บเอกสาร

หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ระบบสุขภาพไทยใช้ระบบการจัดเอกสาร ดังนี้
1. ระบบการจัดเรียงเอกสารตามแหล่งกำเนิด (Principle of Provenance) ได้แก่ การจัดเอกสารของหน่วยงานเดียวกันไว้ด้วยกัน เพื่อให้เอกสารสะท้อนให้เห็นหน้าที่และกิจกรรมของหน่วยงานเจาของเอกสาร
2. ระบบการจัดเอกสารตามรูปแบบเดิม (Original Order) ได้แก่ หน่วยงานเดิมของเอกสารจัดเรียงเอกสารไว้อย่างไรก็คงสภาพเช่นนั้นดังเดิม

การจัดเอกสารทั้ง 2 ระบบนี้ จะจัดเอกสารออกเป็นกลุ่ม ชุด แฟ้ม และเรื่อง ตามลำดับ
1. จัดเอกสารออกเป็นกลุ่ม (Groups) รวบรวมเอกสารที่รับมอบจากแล่งกำเนิดเอกสารเดียวกันไว้ด้วยกัน เช่น เอกสารสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ
(1) สช 2 แผนงานยกร่าง พ.ร.บ. สุขภาพแห่งชาติ

2. จัดเอกสารออกเป็นระดับชุดเอกสาร (Series) แบ่งกลุ่มเอกสารจดหมายเหตุที่มาจากกลุ่มเดียวกันให้เป็นชุด เพื่อรวมเอกสารจดหมายเหตุที่มีเนื้อหาเดียวกันหรือสัมพันธ์กันไว้ด้วยกัน ดังนั้นการแบ่งระดับนี้จะเป็นการจัดแยกเอกสารตามระบบการจัดแฟ้มเอกสารหรือแบ่งตามระเบียบเดิมที่เจ้าของเอกสารเคยจัด เช่น เอกสารสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ
(1) สช 2 แผนงานยกร่าง พ.ร.บ. สุขภาพแห่งชาติ
.1 การประชุมคณะอนุกรรมการยกร่างพระราชบัญญัติสุขภาพแห่งชาติ

3. จัดเอกสารระดับแฟ้ม (files) ให้จัดเอกสารแต่ละเรื่องที่มีความสัมพันธ์กัน ให้เรียงเป็นระเบียบไว้ที่เดียวกันหรือแฟ้มเดียวกัน ความสัมพันธ์ของเอกสารอาจเป็นลักษณะใดลักษณะหนึ่ง เช่น เอกสารจัดทำขึ้นโดยหน่วยงานหรือบุคคลเดียวกัน เป็นเอกสารที่มีเนื้อหาเดียวกันหรือสอดคล้องต่อเนื่องกัน เป็นเอกสารที่มีรูปลักษณ์แบบเดียวกัน เช่น เป็นแผนที่ แผนภูมิ ภาพถ่าย แถบเสียง เป็นต้น เช่น เอกสารสำนักงานคณะกรรมการสุขภาพแห่งชาติ
(1) สช 2 แผนงานยกร่าง พ.ร.บ. สุขภาพแห่งชาติ
.1 การประชุมคณะอนุกรรมการยกร่างพระราชบัญญัติสุขภาพแห่งชาติ
/1 การประชุมระดมสมองสู่การยกร่างพระราชบัญญัติสุขภาพแห่งชาติ [2 ตุลาคม 2543]
การทำงานในขั้นตอนนี้จะกำหนดและเขียนหมายเลขประจำแฟ้มที่หน้าปกและสันปกด้วยดินสอไส้อ่อนไปพร้อมๆ กันด้วย

4. จัดเอกสารระดับเรื่อง (Items) ให้จัดเอกสารแต่ละเรื่องหรือแต่ละรายการให้เรียงเป็นระเบียบและอยู่ในสภาพที่สามารถเก็บรักษาได้นานที่สุด หรือพร้อมที่จะถ่ายเป็นวัสดุย่อส่วน แนวปฏิบัติในการจัดเอกสารจดหมายเหตุระดับเรื่องนี้ เริ่มตั้งแต่
1) การจัดเรียงเอกสารแต่ละแผ่นให้เป็นระเบียบในลำดับที่ถูกต้อง เช่น เรียงตามลำดับวัน เดือน ปี เรียงตามลำดับหมายเลข เรียงตามลำดับตัวอักษรชื่อบุคคล ชื่อหน่วยงาน ชื่อสถานที่ หรือเรียงแบบผสมผสาน เป็นต้น
2) การแกะลวดเย็บกระดาษหรือลวดเสียบกระดาษ แกะกระดาษกาวที่ปะเอกสาร ซ่อมแซมเอกสารที่ฉีกขาด คลี่เอกสารแผ่นที่พับหรือยับยู่ยี่ รวมทั้งทำความสะอาดกระดาษทีละแผ่น
3) กำหนดคำดรรชนีช่วยค้น
4) กำหนดเลขหน้าเอกสารด้วยดินสอดำไส้อ่อน โดยเขียนไว้ที่มุมบนด้านขวาของเอกสารแต่ละแผ่น และให้ตัวเลขอยู่ในเครื่องหมาย [ ] เพื่อให้ทราบว่าเป็นข้อมูลที่กำหนดเพิ่มเติมโดยหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย มิใช่เป็นข้อมูลเดิมที่เจ้าของเอกสารจัดทำ
5) ในกรณีที่มีเอกสารจดหมายเหตุที่ต้องมีการดูแลรักษาเป็นพิเศษ หรือมีวิธีการเก็บรักษาเฉพาะปะปนอยู่ในกลุ่มเดียวกัน เช่น ภาพถ่าย วัสดุและสิ่งของมีค่า เอกสารขนาดใหญ่ สื่อโสตทัศน์ เป็นต้น ให้จัดแยกเอกสารลักษณะพิเศษเหล่านี้เก็บในที่เหมาะสม และจัดทำแบบโยงเอกสาร แทนตำแหน่งเดิมของเอกสารจดหมายเหตุที่จัดแยกออกไป
ตัวอย่างการจัดเรียงเอกสารจดหมายเหตุระดับเรื่อง
(1) สช 2 แผนงานยกร่าง พ.ร.บ. สุขภาพแห่งชาติ
.1 การประชุมคณะอนุกรรมการยกร่างพระราชบัญญัติสุขภาพแห่งชาติ
/4 การประชุมคณะอนุกรรมการยกร่าง พ.ร.บ.สุขภาพแห่งชาติ ครั้งที่ ๒/๒๕๔๔ [วันอังคารที่ ๒ ตุลาคม ๒๕๔๔]
/4.1 มีคำสั่งแต่งตั้งคณะอนุกรรมการยกร่าง พ.ร.บ.สุขภาพแห่งชาติ ลงวันที่ ๑๗พฤศจิกายน พ.ศ. ๒๕๔๓ และฉบับที่ลงวันที่ ๒๒ มีนาคม พ.ศ. ๒๕๔๔
/4.2 มีหนังสือ(ร่าง) กรอบความคิดระบบสุขภาพแห่งชาติ ๑ เล่ม
/4.3 มีหนังสือปฏิรูประบบสุขภาพ: สิทธิ หน้าที่ของคนไทย โดย ศ.ดร.บวรศักดิ์ อุวรรณโณ ๑ เล่ม

5. การจัดเอกสารบรรจุกล่อง
เอกสารจดหมายเหตุชุดหรือหมวดที่ได้จัดเรียงอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยทุกขั้นตอนแล้ว จะนำมาจัดบรรจุลงในกล่องเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งเป็นกล่องมีฝาปิดทำด้วยกระดาษไร้กรด (Acid-free) เพื่อจัดวางบนชั้นเก็บต่อไป
แนวปฏิบัติในการจัดเอกสารจดหมายเหตุบรรจุกล่อง มีดังนี้
1) จัดเอกสารจดหมายเหตุชุดหรือหมวดเดียวกันอยู่ในกล่องเดียวกัน
2) เริ่มกล่องใหม่ทุกครั้งที่จัดเอกสารชุดหรือหมวดใหม่
3) ไม่ควรบรรจุแฟ้มเอกสารในแต่ละกล่องแน่นเกินไป ควรเว้นช่องว่างภายในกล่องประมาณ 1 นิ้ว เพื่อสะดวกในการดึงหรือใส่แฟ้มลงในกล่องเอกสาร เพื่อป้องกันการชำรุดของเอกสาร
4) จัดเรียงเอกสารตามลำดับที่ได้จัดไว้ เพื่อสะดวกในการควบคุมและสืบค้น
5) เมื่อบรรจุเอกสารลงในกล่องเรียบร้อยแล้วให้เขียนข้อมูลที่จำเป็น เช่น หมายเลขลำดับแรก และลำดับสุดท้ายของแฟ้มเอกสารที่หน้ากล่องเอกสารทุกกล่อง
6) กำหนดหมายเลขประจำกล่องเอกสารแต่ละชุดด้วยตัวเลขลำดับต่อเนื่อง หรือกำหนดตามที่เหมาะสม
7) เอกสารที่มีขนาดใหญ่ เอกสารประเภทสื่อโสตทัศน์ และเอกสารที่อยู่ในรูปวัสดุหรือสิ่งของที่ไม่สามารถบรรจุในกล่องเอกสารได้ ให้แยกไว้ในที่เหมาะสม และทำรายการโยงให้ทราบว่า เอกสารดังกล่าวจัดเก็บอยู่ที่ใด

การจัดทำเครื่องมือช่วยค้น

หอจดหมายเหตุมีวัตถุประสงค์ในการจัดทำเครื่องมือช่วยค้น ดังนี้
1. เพื่อควบคุมเอกสารที่อยู่ในครอบครองไม่ให้สูญหาย
2. เพื่อความสะดวกในการสืบค้น
3. เพื่อให้เอกสารอยู่ในสภาพที่เรียบร้อย เป็นระเบียบ ง่ายต่อการจัดเก็บและการใช้ค้นคว้าอ้างอิง
4. เพื่อเป็นแหล่งเก็บรักษาเอกสารสำคัญทางระบบสุขภาพไทย
เครื่องมือช่วยค้นที่สำคัญได้แก่ บัญชีทะเบียนเอกสาร บัญชีเอกสารสำรวจเอกสาร บัตรรายการและบัตรดรรชนี คู่มือแนะนำเอกสารจดหมายเหตุ คู่มือแนะนำหอจดหมายเหตุ ปฏิทินเอกสาร รายการเอกสารจดหมายเหตุชุดใหม่ และโปรแกรมสืบค้นทางออนไลน์

การบริการเอกสาร

1. ให้บริการศึกษา ค้นคว้า เพื่อดำเนินการวิจัยและสนับสนุนการพัฒนางานวิชาการและการวิจัยด้านสังคม ประวัติศาสตร์ และการแพทย์การสาธารณสุข เพื่อให้เกิดการสั่งสมองค์ความรู้ และการนำความรู้ ความเข้าใจด้านสังคมและประวัติศาสตร์ไปใช้ประโยชน์
2. บริการเผยแพร่เอกสารประวัติศาสตร์และเอกสารวิชาการต่าง ๆ เพื่อช่วยในการค้นคว้า การจัดพิมพ์ผลงานทางวิชาการและข้อมูลจดหมายเหตุ การจัดทำจุลสารและการจัดทำ Website เพื่อให้ผู้ใช้ประโยชน์สามารถเข้าถึงข้อมูลเอกสารได้ง่าย

|